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Lean Manufacturing

Colegio profesional

Planteamiento

Los responsables de un Colegio Profesional se plantearon como objetivo la mejora operativa y organizativa de la institución. Consideraban que había un importante potencial de mejora en la organización de las tareas llevadas a cabo por el personal del Colegio. No tenían claras las funciones de cada persona ni si las tareas podrían ser realizadas de forma más eficiente. El objetivo del proyecto fue establecer un plan de mejora operativa y organizativa, que permitiera racionalizar los circuitos y mejorar la eficiencia de los procesos.

Acciones realizadas

El proyecto consistió en la realización de un diagnóstico de la situación actual, identificando puntos fuertes y áreas de mejora desde dos vertientes: Procesos y personas. En la vertiente de procesos, se identificaron y analizaron detalladamente los procesos mediante entrevistas con el personal clave, observaciones in situ de las actividades desarrolladas, y el estudio de indicadores, informes y otra información proporcionada. En la vertiente de personas, se analizaron las funciones desarrolladas por el personal y se realizó un estudio cuantitativo de las cargas de trabajo.

Se propuso un Plan de Transformación para lograr una mejora tanto operativa como organizativa. Este plan incluía una serie de recomendaciones detalladas, como diagramas de flujo de los principales procesos, tareas a realizar por cada responsable, análisis coste-beneficio de las medidas propuestas y la priorización de las recomendaciones según su impacto en los objetivos, viabilidad y urgencia. Además, se concretaron acciones a corto, medio y largo plazo, estrategias y metas de externalización de actividades si era necesario, nuevos diagramas de flujo según las recomendaciones, un cuadro de indicadores para cada proceso, y una propuesta de nuevo organigrama alineado con la estructura de procesos. También se describieron los nuevos perfiles de puesto de trabajo (misión, responsabilidades y competencias requeridas), se redimensionó la plantilla indicando el número de personas propuestas por cada puesto de trabajo, y se definió una política de retribuciones, incentivos y suplencias/vacaciones.

Beneficios y resultados aportados

Se logró el objetivo, estableciendo las bases necesarias para la implantación de un modelo más eficiente, tanto en procesos como en personas.

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