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Modelización financiera con Excel

Joan Jiménez 26 octubre, 2020

Claves para realizar modelos financieros útiles y fiables.

Las hojas de cálculo, y Excel en concreto, son el instrumento de modelización universalmente utilizado en el ámbito financiero.

Un modelo financiero es la representación simplificada de la realidad económico-financiera de la empresa y permite contestar a la pregunta: ¿Qué pasará en el futuro sí…?

Por ejemplo, deseamos lanzar una nueva línea de negocio que implica unas inversiones y sobre las que tenemos unas expectativas de venta. Un modelo financiero nos será útil en primera instancia para evaluar la rentabilidad de la inversión y las necesidades financieras que requerirá a lo largo del tiempo.

Dado que el futuro es incierto, lo lógico es cuestionarnos también que pasaría ante circunstancias diferentes de las que consideramos más plausibles a priori: ¿qué efecto tiene que la curva de incremento de las ventas siga una pauta más lenta? ¿qué pasa si las ventas no superan un cierto límite? ¿y si los gastos de aprovisionamiento son un 10% mayores de los previstos? ...

Todas estas preguntas pueden y deben ser contestadas con un modelo financiero que, además, ayude a visualizar y comprender las posibilidades y limitaciones de este futuro incierto.

¿Cuándo es necesario realizar modelos financieros?

Los modelos financieros suelen ser particularmente relevantes para la determinación de los flujos de caja que podemos esperar en el futuro. Tenemos tendencia a pensar estáticamente y contemplar el beneficio global que puede proporcionar, por ejemplo, una nueva iniciativa de expansión, traduciendo un escandallo como una cuenta de explotación. Sin embargo, nuestra intuición nos suele traicionar minusvalorando las inversiones dinámicas en capital circulante que esta nueva iniciativa implica.

En ocasiones este error significa tener que improvisar soluciones sobre la marcha y, contando con que el gap financiero no sea elevado y que la rentabilidad sea positiva, conseguir que los apuros financieros sobrevenidos puedan gestionarse para acabar convirtiéndose en una anécdota.

En otras ocasiones la asfixia financiera puede tener consecuencias más graves. En todos los casos siempre es preferible evaluar con anterioridad las dificultades a las que podemos enfrentarnos que tener que reaccionar ante hechos consumados.
Asimismo, los modelos financieros sirven para que terceros diferentes de la empresa puedan visualizar de una manera clara y precisa la capacidad futura de una empresa para generar flujos de efectivo. Esto es particularmente útil en procesos de incorporación de financiación externa (inversores en capital o financiadores bancarios), así como en procesos de transacción donde el responsable del modelo se convierte en un componente clave de los equipos de Corporate Finance y M&A.

Las ventajas y las limitaciones de Excel

La ubicuidad y flexibilidad del Excel son al mismo tiempo su gran ventaja y su principal limitación.
Todo responsable financiero, y prácticamente todo directivo de una empresa, utiliza Excel de manera habitual como “lingua franca” para comunicar numéricamente desde tablas de información, hasta sofisticados modelos de negocio, pasando por los cálculos más triviales.

La flexibilidad de Excel para construir esquemas de relaciones numéricas muy rápidamente y poderlos modificarlos de una manera progresiva y ágil, es la segunda característica que explica el éxito de Excel y su especial adecuación a las tareas de modelización financiera.

Existen ERP’s que incorporan módulos específicos para realizar proyecciones financieras, básicamente centradas en la preparación y seguimiento de presupuestos, y que tienen su principal ventaja en que están perfectamente conectados a los datos que se requieren para realizar la proyección.
Se trata, no obstante, de herramientas rígidas que responden a un propósito muy concreto. Cuando surge una pregunta de “¿qué pasaría si…?” que excede los límites de las preguntas prefijadas, nos encontramos ante la necesidad de realizar adaptaciones y parametrizaciones en el ERP que pueden ser extremadamente lentas y costosas en su implementación.

Excel por el contrario permite realizar adaptaciones o introducir nuevas reglas de negocio en un modelo de una manera progresiva, rápida y económica. Es por ello que los fiables, pero poco flexibles, ERP’s suelen proveer de la exportación de set de datos para ser tratados y manipulados en Excel.

Esta flexibilidad para realizar modificaciones y añadir nuevas funcionalidades a un modelo Excel constituye, si no es adecuadamente gestionada, su principal fragilidad. Todos hemos experimentado la frustración de obtener respuestas erróneas de un modelo financiero por las razones más nimias, como que algún usuario había manipulado involuntariamente una celda o que se había producido una confusión de signo y se había tratado un gasto como ingreso o viceversa.

La importancia de una buena modelización

El hecho de que Excel como herramienta sea extraordinariamente amigable e intuitiva en una fase inicial de aprendizaje, puede llevarnos a creer que la construcción de modelos financieros en Excel es una actividad sencilla y que puede ser acometida por cualquiera que conozca sus rudimentos, es decir, por prácticamente todo el mundo.

Esta creencia constituye la principal causa de la fragilidad atribuible a Excel antes citada. Lo cierto es que la construcción de buenos modelos implica tanto el dominio de las múltiples posibilidades que ofrece Excel como herramienta sofisticada (con cerca de 400 funciones predefinidas), como la adopción de buenas prácticas y de una metodología rigurosa en su construcción para conseguir minimizar las posibilidades de error.

El dominio de Excel y de una metodología adecuada son la base no solo para evitar errores en la construcción del modelo sino, sobre todo, para dotarlo de la mayor estructuración y legibilidad posible.

Los modelos que arrojan resultados contraintuitivos, pero que son correctos, son especialmente útiles ya que ayudan a tomar decisiones alternativas a las que se hubieran tomado inicialmente en base únicamente a la intuición. Sin embargo, este tipo de modelos son altamente peligrosos si su complejidad los convierte en la práctica en una caja negra difícil de entender y verificar.

En este sentido cabe señalar que aquí aplica la máxima de “menos es más”. Conseguir la mayor simplicidad posible en un modelo redunda en un mejor entendimiento del mismo, lo cual es un punto clave tanto para trasladar confianza sobre el modelo a terceros, como para poder disponer de una herramienta que sea fácil de modificar y mantener a largo plazo.

Construir modelos simples (que no simplistas) y bien estructurados, constituye por tanto la clave más relevante para que éstos sean útiles y confiables. Es decir, un buen modelo es aquel que, ante un resultado que se aparta de nuestra intuición, nos permite entender la secuencia de pasos que conducen a ese resultado y estar seguros de que ese resultado es correcto y porqué.

De alguna manera un buen modelo financiero nos ayuda a aprender y a gestionar mejor.
En un artículo posterior se expondrán toda una serie de buenas prácticas que aplicamos desde el área de análisis financiero de Baker Tilly y que pueden ser adoptadas para conseguir este propósito.

Si bien hemos hecho referencia hasta ahora a los aspectos técnicos y metodológicos, la calidad de una modelización financiera no recae únicamente en lo anterior, sino también en que el equipo de modelización esté formado por perfiles generalistas y experimentados que dominen en profundidad los mecanismos contables, tributarios, financieros, etc. así como la visión estratégica global de las operaciones de una empresa.

Es este conocimiento transversal el que posibilita interactuar eficazmente con los expertos en las diferentes áreas del negocio y llevar a cabo de una manera acertada la simplificación que todo modelo implica, sin distorsionar la visión fundamental de la realidad de la empresa.

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