En muchas empresas familiares, las decisiones se basan en la confianza y la costumbre, lo que puede ser tanto una fortaleza como un riesgo si no se gestiona adecuadamente.

Son armas de doble filo porque, por un lado, son a menudo el mayor activo de estas estructuras, pero pueden también convertirse en un riesgo cuando sustituyen, ya sea de forma inconsciente o deliberada, las mínimas garantías formales que exige el funcionamiento societario.

Trabajamos frecuentemente con empresas familiares, esto es, aquellas en que propiedad y toma de decisiones se concentran en las manos de un grupo típicamente reducido de personas con vínculos familiares más o menos estrechos. Pues bien, a menudo nos encontramos con una práctica habitual consistente en la existencia de certificados de acuerdos sociales que no se correspondían con ninguna junta formalmente celebrada, ni constaban debidamente recogidos en actas firmadas. En otras palabras: acuerdos sociales de fondo relevantes -relativos, por ejemplo, al reparto de dividendos, retribución del órgano de administración o aprobación de cuentas- que habían sido documentados a posteriori, sin convocatoria, sin acta y, por tanto, sin base jurídica sólida.

En contextos de confianza ciega entre socios/as (a menudo hermanos/as, cónyuges o padres/madres e hijos/as), esta forma de operar puede sostenerse durante años sin que nadie la cuestione. Pero cuando se produce un cambio relevante (una venta, una entrada de nuevos socios/as, un conflicto familiar o una sucesión generacional), estas omisiones salen a la luz y complican, a veces de forma grave, la viabilidad de la operación en cuestión o la defensa de los derechos de los socios implicados.

En contraste con lo anterior, hay que recordar que, en las sociedades mercantiles, incluidas las familiares, la adopción válida de acuerdos por parte de los órganos colegiados (junta de socios o consejo de administración) requiere la observancia de un procedimiento formal: convocatoria conforme a estatutos, constitución válida del órgano, deliberación, votación y posterior reflejo de lo acordado en un acta firmada. Este iter no es decorativo: está diseñado precisamente para salvaguardar los derechos e intereses de todos los implicados. Su omisión, aunque venga justificada por la costumbre o la confianza, supone una quiebra del principio de legalidad societaria y puede derivar en la invalidez de los acuerdos adoptados, con consecuencias prácticas nada menores.

La confianza mal entendida

Es comprensible (y en la práctica, inevitable) que, en una empresa familiar, las relaciones personales influyan en el día a día corporativo. Muchas veces, los socios no distinguen entre decisiones de familia y decisiones de sociedad, y operan bajo la lógica de que “estamos todos de acuerdo”, “ya lo hablamos en su día” o “esto es lo que siempre hemos hecho”.

Esa lógica puede funcionar mientras hay alineación y buena voluntad. Pero cuando las circunstancias cambian -por ejemplo, si uno de los socios quiere vender, si entra un tercero en el capital o si surge un conflicto por discrepancias estratégicas-, la ausencia de documentación formal se convierte en un obstáculo y deja de haber una línea clara entre lo que fue pactado y lo que simplemente se entendió como “lo habitual”.

En ocasiones, esta mala praxis ha obligado a valorar si la falta de convocatoria formal y de acta documentada podría suponer una conculcación de los derechos políticos de los socios minoritarios. La existencia de certificados aislados, sin respaldo documental ni constancia de debate, no basta para validar jurídicamente esos acuerdos si alguien los impugna.

Documentar no es burocracia, es una garantía

Conviene romper con la idea de que cumplir con los requisitos formales en materia societaria es un ejercicio meramente burocrático. En realidad, es el mecanismo que permite dotar de seguridad jurídica a las decisiones que adoptan los socios y el órgano de administración.

Cuando hablamos de “documentar bien” los acuerdos sociales, nos referimos tanto al fondo (que los acuerdos reflejen de forma clara y coherente lo que se ha decidido) como a la forma (que se respeten los cauces previstos por la ley y los estatutos: convocatoria o junta universal, lista de asistencia, deliberación, votación, acta firmada, etc.).

Las juntas universales, por ejemplo, permiten obviar ciertos requisitos formales de convocatoria, pero no eximen de levantar acta. No hay atajo que valga: si no hay acta, no hay junta. Y sin junta, los certificados que se emitan quedan en el aire.

Consecuencias prácticas de una mala documentación

Las implicaciones de no documentar correctamente los acuerdos pueden ir desde lo molesto a lo verdaderamente problemático.

Así, en cuanto a su circunscripción a los ámbitos puramente civil, societario o mercantil, cabe destacar las siguientes contingencias:

Imposibilidad de acreditar decisiones ante terceros, como bancos, administraciones o compradores potenciales.
Riesgos de impugnación por parte de socios minoritarios, especialmente si hay reparto de dividendos o modificaciones relevantes.
Obstáculos en procesos de due diligence, en los que los compradores exigen claridad documental y trazabilidad de los acuerdos clave.
Cuestionamiento de la validez de decisiones adoptadas por el órgano de administración, si se vinculan a acuerdos sociales no formalizados.

En casos extremos, estas prácticas podrían incluso plantear problemas de índole penal, especialmente si se expiden documentos societarios que no reflejan la realidad o se vulneran derechos de terceros.

En la práctica, la frontera entre lo civil/mercantil y lo penal es delicada y para que haya relevancia penal, debe haber algo más que una omisión o descuido, debiendo concurrir intención, falsedad consciente o perjuicio. No obstante, conviene tenerlo en cuenta, incluso cuando la mala praxis se produce en contextos marcados por la buena fe o la inercia relacional.

Buenas prácticas para prevenir el problema

No se trata de complicar la gestión de la sociedad, sino de establecer unas mínimas rutinas que permitan profesionalizar la toma de decisiones. Algunas recomendaciones básicas:

Celebrar juntas con regularidad, aunque sea en formato universal, y levantar acta incluso cuando hay consenso total.
Redactar las actas con rigor, incluyendo el contenido de las deliberaciones, el sentido del voto y la identificación de los asistentes.
Evitar los certificados aislados sin respaldo en actas previas, aun cuando el tedio de lo aparentemente burocrático, derive en la tentación de buscar un atajo.
Contar con un protocolo familiar o pactos de socios adaptados a la realidad de la empresa, que ayuden a prevenir conflictos futuros.
Recurrir a asesoramiento externo no solo cuando hay un problema, sino como apoyo preventivo: a veces basta una revisión rápida para evitar males mayores.

Conclusión: profesionalizar no es desnaturalizar

En la empresa familiar, el respeto a la historia compartida y a las relaciones personales es esencial. Pero eso no debe ir en contra de una mínima disciplina societaria. Documentar bien no significa desconfiar del otro; significa proteger la voluntad común, dar seguridad al proyecto y evitar conflictos innecesarios.

En el entorno actual, en el que muchas empresas familiares se plantean procesos de sucesión, crecimiento o apertura a terceros, contar con una documentación societaria ordenada y coherente ya no es una opción: es una necesidad.

Documentación societaria en la empresa familiar: fondo, forma y riesgos legales