¿Por qué el Registro Mercantil puede rechazar el depósito de cuentas aunque uses firma electrónica?

Firmar digitalmente no es suficiente para que acepten tu depósito de cuentas

Estamos a las puertas de la campaña de aprobación y depósito de las cuentas anuales.  Se trata del trámite por el que todas las sociedades deben presentar cada año su situación económica y financiera ante el Registro Mercantil.

Conviene recordar una cuestión clave: no basta con firmar digitalmente el depósito, la firma electrónica debe ser verificable. 

En la práctica, una firma electrónica que no puede validarse, a efectos registrales, es como si no existiera, y sin firma válida, el Registro Mercantil rechazará el depósito. Así lo ha vuelto a confirmar la DGSJFP (Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública) en su Resolución de 21 de enero de 2026. 

¿Qué ocurrió exactamente? 

Una sociedad presentó el depósito de cuentas del ejercicio 2024 utilizando una firma digital. Sin embargo, el registrador lo rechazó, entre otros motivos, porque no pudo comprobar la validez de la firma electrónica que constaba en la certificación de aprobación de cuentas y en la huella digital.

Esto impedía verificar si la persona firmante era realmente la persona legitimada para certificar las cuentas, conforme a los datos inscritos en el Registro Mercantil. 

La persona administradora recurrió la decisión y alegó varios argumentos que, en un primer momento, podrían parecer razonables:

• La gestión se había externalizado a un proveedor externo, que aseguró haber seguido el mismo procedimiento que con otros clientes y clientas sin problemas.

• Esa misma firma electrónica se había utilizado antes en otros expedientes sin ninguna incidencia.

• Se trataba de un certificado digital de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), emitido con intervención de organismos oficiales como la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

Sin embargo, la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública (DGSJFP) desestimó el recurso. 

El razonamiento es claro: la responsabilidad de presentar correctamente las cuentas anuales corresponde a las personas administradoras de la sociedad. Esta responsabilidad no desaparece aunque la gestión se haya encargado a un proveedor externo. Externalizar el trámite no significa trasladar la obligación legal.

Además, que otros clientes y clientas del mismo proveedor no hayan tenido problemas, o que la firma se haya utilizado antes sin incidencias, no garantiza que sea válida en una nueva presentación. 

Cada depósito de cuentas debe superar su propio proceso de validación. Si la firma no puede verificarse en ese expediente concreto, el Registro Mercantil puede rechazar el depósito.

¿Cuál es la clave jurídica? 

La presentación telemática del depósito de cuentas está habilitada desde la Instrucción de 30 de diciembre de 1999, pero con una condición: debe cumplir los requisitos técnicos establecidos y validarse a través del aplicativo informático oficial del Registro Mercantil. 

Si la firma electrónica de la certificación de aprobación de cuentas y de la huella digital no supera esa validación, no puede tenerse por válidamente puesta. Y sin firma válida, no hay depósito. 

Recomendaciones prácticas para evitar rechazos 

A la hora de presentar documentación firmada digitalmente, hay que tener en cuenta lo siguiente:  

• Verifica siempre que la firma electrónica es técnicamente válida antes de presentar.

• Comprueba que la persona firmante coincide con quien figura inscrita como administrador o administradora en el Registro Mercantil. 

• Si se externaliza la gestión, exige confirmación de que el proceso de validación fue satisfactorio. 

• Revisa cada envío de forma independiente, sin confiar en que todo irá bien por haberlo hecho antes sin problemas.

La resolución de la DGSJFP nos recuerda que la digitalización de los trámites mercantiles tiene sus ventajas (como simplificar los procesos), pero también implica exigencias técnicas que tienen consecuencias jurídicas directas. Una firma electrónica no verificable no produce ningún efecto jurídico, y eso puede suponer el incumplimiento de una obligación legal con consecuencias serias para la sociedad y quienes la administran. 

Si has recibido un defecto del Registro Mercantil o tienes dudas sobre la validez de la firma utilizada en el depósito de cuentas, conviene analizar el caso antes de volver a presentar. Una revisión preventiva puede evitar retrasos, incidencias y posibles responsabilidades.