Incapacidad temporal y gestión de bajas médicas con obligación de comunicar la ausencia
Claves para empresas y personas trabajadoras ante el nuevo modelo digital de bajas médicas
La gestión de las situaciones de Incapacidad Temporal (IT) ha sufrido una transformación importante a raíz de la entrada en vigor del Real Decreto 1060/2022, complementado por la Orden ISM/2/2023. Desde el 1 de abril de 2023, las personas trabajadoras ya no están obligadas a entregar a su empresa las copias de los partes médicos de baja, confirmación o alta. Esta modificación, orientada a la digitalización y a la reducción de cargas administrativas, ha generado, a su vez, dudas prácticas, especialmente en relación con la obligación de comunicar la ausencia.
Reforma centrada en la simplificación administrativa.
Hasta 2023, la plantilla debía trasladar a la empresa los partes médicos en un plazo breve, lo que podía generar incidencias o incluso sanciones si no se cumplían los tiempos. Con el nuevo modelo, este proceso cambia sustancialmente: ahora son los Servicios Públicos de Salud, las mutuas o las entidades colaboradoras quienes remiten los partes directamente al INSS, que a su vez los comunica telemáticamente a las empresas. Este sistema se articula mediante el Fichero INSS Empresas (FIE), accesible a través del Sistema RED, lo que nos permite recibir la información de forma fiable y casi inmediata.
De esta manera, quién esté en situación de Incapacidad Temporal, recibe únicamente una copia informativa, sin necesidad de entregarla físicamente a su empresa, tal y como ocurría anteriormente.
Aunque la obligación de comunicar la ausencia nace del deber general de buena fe y de diligencia en la relación laboral, es muy recomendable que la empresa tenga un protocolo o, al menos, una instrucción interna clara, por tres motivos prácticos:
Evita conflictos: fija cómo y a quién se comunica (RRHH, persona responsable, teléfono, email, app, etc.).
Facilita sanciones si hay incumplimiento: no porque cree la obligación, sino porque elimina excusas (“no sabía a quién avisar”).
Alinea a mandos y personas trabajadoras: reduce errores en bajas de inicio súbito (urgencias, hospitalización, etc.).
El protocolo no puede exigir que la persona trabajadora entregue el parte médico (porque ya no corresponde), pero sí puede exigir:
Aviso inmediato o en un plazo razonable (por ejemplo, el mismo día o antes del inicio de la jornada).
Canal concreto de comunicación.
En resumen: no hace falta un protocolo para que la obligación exista, pero sí es muy conveniente para evitar situaciones conflictivas.
¿Desaparece entonces toda obligación de la persona trabajadora?
No exactamente. Como decimos, aunque la obligación formal de entregar los partes médicos ha sido eliminada, esto no exime a la persona afectada de comunicar su ausencia. Es decir: no debe entregar el documento, pero sí debe informar a la empresa de que no acudirá al trabajo por encontrarse en situación de IT.
Tanto la doctrina como la jurisprudencia reciente han aclarado este punto. La Audiencia Nacional, en diversas resoluciones, entre ellas SAN 136/2023 (18/12/2023), ha subrayado que la obligación de “informar” persiste como parte del deber de buena fe contractual, especialmente ante el impacto organizativo que supone una ausencia no comunicada para la empresa.
Incluso existen casos judiciales en los que la falta de aviso ha derivado en sanciones importantes.
Por ejemplo, una sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Madrid consideró procedente el despido disciplinario de una empleada que, aun estando de baja y pese a que el parte fue enviado telemáticamente, no comunicó su ausencia a la empresa (Tribunal Superior de Justicia de Madrid, Sala de lo Social, Sección 2ª, Sentencia 296/2025 de 23 Abr. 2025, Rec. 1114/2024).
El tribunal recordó que, aunque la obligación de entregar el parte había desaparecido, la obligación de avisar seguía plenamente vigente.
Conclusión
La reforma de 2023 ha supuesto un avance significativo en la gestión digital de las bajas médicas, eliminando la obligación de presentar los partes y simplificando los trámites. No obstante, este nuevo sistema no elimina la responsabilidad de quien se encuentra de baja de comunicar su ausencia, y la jurisprudencia está siendo especialmente clara al respecto.
Nos encontramos, por tanto, ante un modelo más moderno y eficiente, pero que sigue apoyándose en la buena fe y la comunicación entre empresa y el personal para garantizar una adecuada organización del trabajo.
Preguntas frecuentes frente a la incapacidad temporal laboral:
¿Puede una persona trabajadora en baja por enfermedad común realizar un curso de formación?
Sí, puede, pero con condiciones importantes. La normativa no prohíbe expresamente hacer formación durante una baja médica, pero exige que dicha actividad sea compatible con la recuperación, y nunca puede ser obligada por la empresa.
Cabe tener en cuenta:
1. La normativa no prohíbe la formación durante la IT.
La legislación laboral española no establece una prohibición general para que una persona en situación de incapacidad temporal realice un curso.
Lo relevante es que la actividad no interfiera con el proceso de recuperación ni contradiga las limitaciones médicas.
2. Compatibilidad médica.
Para poder hacer un curso estando de baja (sobre todo si la empresa lo propone), la clave es:
- Que sea compatible con las limitaciones de la baja; que no perjudique en la recuperación ni suponga un esfuerzo físico o mental incompatible con la patología de quién esté de baja.
- Se recomienda autorización médica, especialmente si es formación bonificada o si existe riesgo de incompatibilidad. FUNDAE exige que la formación sea compatible con el estado de la persona trabajadora y puede requerir informe médico.
3. La empresa NO puede obligar a hacer el curso.
Tanto si la formación es interna como si es bonificada:
- La persona en Incapacidad Temporal (IT) no puede ser obligada a realizar cursos mientras está de baja.
- El objetivo de la IT es la recuperación, y la empresa debe respetarlo.
¿Puede una persona trabajadora en situación de baja por enfermedad común realizar un viaje?
En los últimos meses han surgido numerosas consultas acerca de si una persona trabajadora que se encuentra en situación de incapacidad temporal por contingencias comunes (enfermedad común o accidente no laboral) puede realizar un viaje sin que ello suponga un incumplimiento de sus obligaciones o un riesgo de sanción. A continuación, les trasladamos un criterio claro y actualizado basado en la normativa y doctrina recientes.
1. ¿Está prohibido viajar estando de baja?
No. La normativa vigente no prohíbe expresamente que una persona trabajadora viaje mientras está de baja. No está prohibido por sí mismo, siempre que sea compatible con la recuperación y no contradiga las indicaciones médicas.
2. Criterio fundamental: compatibilidad con la recuperación.
La clave no es el hecho de viajar, sino: ¿El desplazamiento y las actividades asociadas perjudican o pueden retrasar la recuperación de la persona en IT?
- Viajar con dolencias físicas que exigen reposo —por ejemplo, lesiones de rodilla, espalda o fracturas— puede considerarse actividad incompatible con la baja.
- En bajas por ansiedad, depresión u otras patologías psicológicas, un cambio de entorno puede incluso ser beneficioso para quien esté de baja, siempre que no interfiera con su tratamiento.
3. Recomendación imprescindible: autorización médica.
Aunque no siempre es obligatoria, se recomienda que la persona trabajadora cuente con autorización del/la profesional médico/a que gestiona la baja, especialmente en los siguientes supuestos:
- Viajes al extranjero.
- Viajes de larga duración.
- Situaciones en las que exista duda sobre la compatibilidad del desplazamiento con la recuperación.
Esta autorización sirve como garantía probatoria ante posibles revisiones por parte del INSS o la mutua.
4. Obligación de cumplir con las citas médicas y controles.
La persona trabajadora debe acudir a todas las revisiones del INSS o de la mutua. Si se ausenta por encontrarse de viaje y no puede justificarlo adecuadamente, puede perder el derecho al subsidio de incapacidad temporal.
5. Consecuencias de realizar un viaje incompatible con la baja.
Si se acredita que el viaje:
- ha dificultado la recuperación,
- ha supuesto una actuación contraria a las indicaciones médicas, o
- representa una conducta incompatible con la situación de IT,
se pueden aplicar las siguientes medidas:
- suspensión o extinción del subsidio,
- alta médica forzosa,
- sanciones disciplinarias por parte de la empresa, pudiendo llegar incluso al despido.
6. Recomendación final para las empresas.
Aconsejamos a las empresas:
- Establecer protocolos internos de comunicación para estos casos. Estamos a tu disposición para ayudarte a redactar el documento con todas las garantías legales.
- Informar a la plantilla de la necesidad de consultar siempre con su médico antes de viajar.
- Valorar cada situación individualmente, dado que la compatibilidad depende en gran medida del diagnóstico y tratamiento.
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