Registro de jornada y fichaje digital obligatorio qué cambia y cómo afecta a las empresas
Nuevo modelo de control horario digital y refuerzo del cumplimiento laboral
La forma en que las empresas españolas gestionan el registro de la jornada laboral se encuentra ante un cambio relevante. El Gobierno ha anunciado una modificación normativa que va más allá de la regulación vigente desde 2019 y que avanza hacia un modelo de fichaje exclusivamente digital, con un mayor nivel de control y acceso por parte de la Administración.
Esta medida se enmarca en una estrategia más amplia de modernización de las relaciones laborales y de refuerzo del control efectivo del tiempo de trabajo, especialmente en lo relativo a la realización y compensación de horas extraordinarias.
¿Qué cambia respecto a la situación actual?
Hasta la fecha, la normativa permite que el control horario se realice mediante distintos sistemas —papel, hojas de cálculo o medios digitales— siempre que estos sean objetivos, fiables, accesibles y se conserven durante un periodo mínimo de cuatro años.
La reforma anunciada introduce un cambio sustancial: el registro de jornada deberá realizarse mediante sistemas digitales que garanticen la integridad del dato, su trazabilidad y la posibilidad de verificación. En términos prácticos, esto implica una transición desde modelos “manuales” o fácilmente modificables hacia soluciones que acrediten con mayor solidez el tiempo de trabajo realmente realizado.
De materializarse el modelo previsto, el sistema de fichaje deberá reflejar de forma cronológica y precisa:
- Hora de inicio y finalización de la jornada.
- Pausas y tiempos no computables como trabajo efectivo.
- Horas extraordinarias, cuando existan.
- Registro trazable, con control de modificaciones y evidencias de cambios.
En consecuencia, los registros en papel o en Excel podrían dejar de considerarse suficientes como medio de cumplimiento, al no asegurar por sí mismos la inalterabilidad y la trazabilidad exigidas por el nuevo enfoque.
Acceso a los registros y control administrativo
Uno de los aspectos más relevantes del nuevo modelo es el acceso a la información registrada. Los sistemas de fichaje digital deberán permitir la consulta directa de los datos por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, facilitando las labores de comprobación y control del cumplimiento normativo.
Asimismo, las personas trabajadoras tendrán derecho a acceder a sus propios registros de jornada, así como la representación legal de la plantilla, cuando proceda. Esta accesibilidad no implica una pérdida de control por parte de la empresa, sino la obligación de que los registros estén disponibles sin necesidad de trámites adicionales o reconstrucciones posteriores.
El objetivo es evitar prácticas irregulares como la elaboración de registros a posteriori o la manipulación discrecional de los datos horarios.
Finalidad del fichaje digital obligatorio
La obligatoriedad del fichaje digital no debe interpretarse como un simple cambio tecnológico, su finalidad es reforzar el valor del registro como herramienta de cumplimiento y como evidencia objetiva en caso de conflicto laboral.
Entre los objetivos principales de esta medida destacan:
- Mayor transparencia en la gestión de la jornada laboral.
- Asegurar que cada hora trabajada quede registrada de forma objetiva y verificable.
- Facilitar la labor inspectora, reduciendo tiempos de comprobación y conflictos sobre la validez de los registros.
- Prevenir el fraude asociado a horas extraordinarias no declaradas o no compensadas.
- Aportar mayor seguridad jurídica tanto a empresas como a personas trabajadoras.
De este modo, el registro de jornada deja de concebirse como un mero requisito formal y pasa a convertirse en una herramienta efectiva de control y cumplimiento.
¿Cuándo entrará en vigor?
En la actualidad, la norma que regulará el fichaje digital obligatorio aún se encuentra en fase de tramitación y deberá aprobarse mediante Real Decreto. Aunque inicialmente se apuntaba a una entrada en vigor en 2026, el calendario definitivo dependerá de la evolución del proceso normativo y de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.
Una vez publicada la norma, la obligación será exigible tras el plazo legal correspondiente —habitualmente 20 días—, si bien es previsible que el texto definitivo contemple periodos transitorios de adaptación para las empresas.
En cualquier caso, conviene subrayar que el incumplimiento de la obligación de registro de jornada constituye una infracción grave conforme a la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), con sanciones económicas relevantes.
Qué deberían hacer las empresas desde ahora
Ante este escenario, resulta aconsejable que las empresas comiencen a prepararse con antelación mediante:
- La revisión de los sistemas actuales de control horario.
- La implantación o actualización de soluciones digitales que garanticen trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
- La formación de los equipos de Recursos Humanos y Administración.
- La correcta información a la plantilla sobre el nuevo sistema de fichaje y su funcionamiento.
- Anticiparse permitirá minimizar riesgos y evitar adaptaciones precipitadas cuando la norma entre definitivamente en vigor.
En resumen
La implantación del fichaje digital obligatorio supone un cambio relevante en la gestión de la jornada laboral. No se trata únicamente de una exigencia tecnológica, sino de una reforma orientada a reforzar la transparencia, el control efectivo del tiempo de trabajo y el cumplimiento de la normativa laboral.
Para las empresas, afrontar este cambio de forma planificada y proactiva será clave para evitar sanciones, mejorar la organización interna y adaptarse a un entorno laboral cada vez más digitalizado y supervisado.
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