El Reglamento (UE) 2026/2359 reforma la coordinación europea de Seguridad Social y afecta a toda empresa que envía personal a otros Estados de la UE. Mantiene el límite de 24 meses, pero exige tres meses de sujeción previa, comunicación obligatoria antes de cada desplazamiento y más control del certificado A1 desde el 2 de noviembre de 2028.
El 27 de octubre de 2026 se publicó en el Diario Oficial de la Unión Europea el Reglamento (UE) 2026/2359 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 7 de octubre de 2026. La norma modifica el Reglamento (CE) 883/2004, sobre la coordinación de los sistemas de seguridad social, y su reglamento de aplicación, el Reglamento (CE) 987/2009.
Para las empresas con movilidad internacional, su núcleo está en las reglas que determinan la legislación aplicable, es decir, qué sistema de Seguridad Social corresponde a cada persona. Esto afecta, en particular, a los trabajadores desplazados y a quienes trabajan de forma simultánea en varios Estados.
El punto de partida: cómo funciona la coordinación
La regla general es que la persona trabajadora queda sujeta a la legislación del Estado donde ejerce su actividad. Sobre esa regla operan dos excepciones principales. La primera es el desplazamiento (artículo 12 del Reglamento 883/2004): la persona trabajadora enviada temporalmente a otro Estado sigue cotizando en el de origen durante un máximo de 24 meses. La segunda es la pluriactividad (artículo 13): quien trabaja habitualmente en dos o más Estados queda sujeto a una sola legislación.
La situación se acredita mediante el certificado A1, que emite la institución del Estado cuya legislación es aplicable. El Reglamento 2026/2359 no altera esta arquitectura. Lo que hace es precisar los requisitos, añadir obligaciones formales y dotar a las administraciones de herramientas de control más eficaces
Calendario de aplicación
Aunque el Reglamento entra en vigor el 1 de noviembre de 2026, su aplicación es escalonada. Las fechas relevantes para las empresas son las siguientes:
Fecha | Disposiciones que se aplican |
| 1 de noviembre de 2026 | Entrada en vigor. Obligación de la institución emisora de evaluar adecuadamente los hechos antes de expedir el A1 y formato normalizado del certificado (art. 19.2 y 19.3 R. 987/2009). Intercambio reforzado de datos entre instituciones (art. 2.2 bis). Disposiciones transitorias. |
| 2 de noviembre de 2028 | Nuevo art. 12 R. 883/2004 y requisitos de desplazamiento (art. 14 R. 987/2009); comunicación previa (art. 15); revisión de documentos (arts. 5, 19 bis y 20); pluriactividad (arts. 14 y 16); desempleo, cuidados de larga duración y prestaciones familiares. |
| 2 de noviembre de 2036 | Fin máximo del período transitorio para quienes cambien de legislación aplicable como consecuencia de las nuevas reglas (art. 87 ter.4 R. 883/2004). |
Además, hay un período transitorio: si, por aplicación de las nuevas reglas, una persona quedara sujeta a una legislación distinta de la que se le venía aplicando, se mantendrá la anterior mientras su situación no cambie, y como máximo hasta el 2 de noviembre de 2036.
Qué cambia para los trabajadores desplazados
El nuevo artículo 12 mantiene el límite de 24 meses de duración previsible. Las novedades se concentran en los requisitos que lo rodean.
Contratación para desplazar. Una persona contratada con el fin de ser desplazada solo podrá acogerse al régimen si ha estado sujeta a la legislación del Estado del empleador durante al menos tres meses inmediatamente antes de incorporarse (artículo 14.1 del Reglamento 987/2009). El mismo plazo de tres meses de actividad previa se exige a las personas autónomas (artículo 14.3).
Sustituciones. El artículo 12 excluye, como regla, que la persona desplazada sustituya a otra persona desplazada. Solo lo admite cuando el trabajo no ha concluido y la duración total del trabajo de todas las personas que se suceden en el puesto no supera los 24 meses (artículo 12.3).
La novedad de mayor impacto operativo es la nueva redacción del artículo 15 del Reglamento 987/2009. El empleador, o la propia persona autónoma, deberá informar a la institución competente (en España, la Tesorería General de la Seguridad Social) antes del inicio de la actividad y solicitar el certificado A1.
¿Qué ocurre si no se cumple? El incumplimiento no implica por sí solo un cambio de la legislación aplicable. Sin embargo, los Estados miembros podrán adoptar, conforme a su Derecho nacional, medidas proporcionadas contra el empleador, cuyo alcance dependerá del régimen sancionador de cada país.
La comunicación previa no se exige en dos supuestos (artículo 15.1 ter): los viajes de negocios, es decir, los que no implican prestar un servicio ni entregar un bien, y las actividades con una duración total no superior a tres días consecutivos de trabajo dentro de un período de treinta días consecutivos, salvo en el sector de la construcción.
Estas exenciones solo liberan de la obligación de comunicar, pero la persona trabajadora sigue sujeta a la legislación del Estado de origen conforme al artículo 12. Además, la empresa debe poder acreditar que la actividad está exenta.
Se regula un procedimiento específico de revisión (artículo 19 bis): si el Estado de destino tiene dudas sobre la validez del certificado, la institución emisora deberá revisarlo y, si detecta un error, retirarlo o rectificarlo en 30 días hábiles, con efecto retroactivo. Cuando exista fraude, la retirada será inmediata.
El efecto conjunto es claro: el certificado A1 conserva su fuerza vinculante, pero deja de ser un documento difícil de cuestionar.
Trabajadores/as que ejercen su actividad en varios Estados
En pluriactividad, la sede de la empresa será el lugar en el que se adoptan sus decisiones fundamentales y se ejercen las funciones de su administración central (artículo 14.5 bis), lo que dificulta que una sede meramente formal sirva para fijar la legislación aplicable. Además, la determinación de la legislación aplicable tendrá una vigencia máxima de 24 meses y, transcurrido ese plazo, deberá reevaluarse (artículo 14.10).
Conclusión
El Reglamento (UE) 2026/2359 mantiene los principios de la coordinación europea, pero cambia de forma sustancial su aplicación práctica. El plazo hasta noviembre de 2028 es suficiente para adaptarse, pero solo si se aprovecha para revisar procesos que implican a varios departamentos.
¿Conoce tu empresa cuántos de sus viajes a otros Estados miembros son, en términos jurídicos, desplazamientos? ¿Dispone de un procedimiento que garantice la comunicación previa y la conservación de la documentación justificativa?
👉 Accede aquí la tabla comparativa entre el régimen anterior y el nuevo.
Preguntas frecuentes sobre el Reglamento (UE) 2026/2359
¿Hay que comunicar a la Seguridad Social un viaje de negocios a otro país de la UE?
No, a partir del 2 de noviembre de 2028. Los viajes de negocios están exentos de la comunicación previa (artículo 15.1 ter del Reglamento 987/2009). Incluyen la asistencia a reuniones de negocios, actos culturales y científicos, conferencias y seminarios, así como la recepción de formación. En cambio, si la persona trabajadora presta un servicio o entrega un bien, como una auditoría, una instalación o un trabajo de consultoría para un cliente, no es un viaje de negocios. La empresa debe poder acreditar que la actividad está exenta.
¿Qué es el acuse de recibo y qué documentación debe guardar la empresa?
Es el justificante automático que emite la institución competente (en España, la Tesorería General de la Seguridad Social) cuando no puede expedir el certificado A1 de inmediato, y acredita que se ha hecho la comunicación previa. Desde el 2 de noviembre de 2028, si lo pide el Estado de destino, el empleador debe aportar ese acuse o las pruebas de que la actividad está exenta, y facilitar a la persona desplazada los documentos justificativos, en papel o en formato electrónico.
¿Puede el país de destino exigir cotizar allí si no hay certificado A1?
Sí, en determinados casos. Si la persona trabajadora presta servicios sin certificado A1 y la actividad no está exenta de comunicación, el Estado de destino puede pedir información al Estado que sería competente. Si no obtiene respuesta en 35 días hábiles, puede actuar como si el certificado nunca se hubiera emitido (artículo 20.4 del Reglamento 987/2009, aplicable desde el 2 de noviembre de 2028). En la práctica, esto permite exigir la cotización en destino.
¿Qué pasa con los desplazamientos que ya estén en curso en noviembre de 2028?
Siguen con las reglas actuales. El artículo 12 en su redacción anterior se aplica a las personas enviadas antes del 2 de noviembre de 2028: un desplazamiento iniciado en octubre de 2028 podrá completar sus 24 meses. El texto no aclara si la comunicación previa alcanza a esos desplazamientos; lo razonable es entender que solo afecta a los iniciados desde esa fecha, a la espera del criterio de la Comisión Administrativa y la Tesorería General de la Seguridad Social.
¿Cuánto hay que esperar para volver a desplazar a la misma persona al mismo país?
Al menos dos meses, a partir del 2 de noviembre de 2028. Cuando una persona ha estado desplazada en un Estado un total de 24 meses, con interrupciones de no más de dos meses, debe esperar dos meses desde el final del desplazamiento antes de volver a ese Estado (artículo 14.1 bis del Reglamento 987/2009). Las interrupciones breves no reinician el cómputo. Solo cabe una excepción por acuerdo entre los Estados afectados (artículo 16 del Reglamento 883/2004).
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